בחזרה לעניינים – להשתלט מהר ויעיל על ערימת משימות מבהילה

לכל חופשה יש מוצאי חופשה, ולכל מוצאי חופשה יש ערימה. הר של משימות (וגם כביסה, אבל לא על זה באנו לדבר), שלא התבצעו מעצמן. אין כמו המחשבה על הערימה כדי לבאס את סופה של חופשה מוצלחת. אז איך מפרקים את ההר וחוזרים במהירות לשגרה?

שיתוף

שיתוף ב facebook
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב twitter
שיתוף ב pinterest
שיתוף ב email

עומס וריבוי משימות
אחרי למעלה משנה של געגועים, התאפשר לנו להגיע סוף סוף לישראל לביקור ארוך. 4 שבועות שלמים.
חודש (כמעט) זה המווון זמן להיות בחופשה. בכל חיי הבוגרים אני לא זוכרת חופשה ארוכה כזאת, או תקופה ממושכת כל כך מחוץ לבית ולעבודה.
כשחזרתי, עוד לפני שהספקתי לחזור לשגרת היומיום ולהתרגל לקום בבוקר ולהתייצב במשרד (כלומר, בפינת העבודה שלי), פרץ מבצע "שומר חומות" ולחץ מחדש על הבלמים.
פיזית הייתי בפריז, אבל המשפחה, החברים והלקוחות שלי היו בממ"דים. הלב שלי, וגם הראש, איתם.
מי מסוגלת לעבוד במצב כזה, או להתרכז.
שבועיים אחרי שחזרתי כבר היה לי שוב כרטיס טיסה בחזרה לישראל. הפעם החופשה היה קצרה הרבה יותר, אבל חיונית לא פחות.
תכלס אפשר לומר שרק אחרי שחזרתי בפעם השניה, באמת חזרתי לעבודה.

לא קשה להסתגל בחזרה לחיי היומיום. יש שעות פעילות המוגדרות על ידי מסגרות חיצוניות וסדר יום מובנה, מה שמאוד עוזר.
עם זאת, בהחלט הייתי צריכה להתרגל מחדש לריבוי המשימות. בעיקר לכל ה"צריך" שמישהו (כלומר אני) צריך לעשות כדי שדברים שצריכים לקרות יקרו.

הדברים שמתבצעים מעצמם, והדברים שלא

יש דברים שקורים "מעצמם". כלומר הם לא מתפעלים את עצמם, אבל הם מתבצעים כמעט על אוטומט, זיכרון שריר ואינרציה, ולא מצריכים ריכוז, או אפילו מחשבה קוהרנטית. למשל כביסה, קניות, הכנת ארוחות. 

למרבה הצער, יש דברים שלא. פשוט לא קורים, על אף הנכונות המלאה שלי להאציל סמכות לתת-המודע.
וכך, חזרתי לערימות של מיילים וניירת, הודעות, רעיונות שהשארתי ועוד חודש וחצי ורעיונות שעלו מאז, רשימות ופתקים, פיזיים ודיגיטליים.
כלומר משימות. המון משימות, שרשומות בכל מיני מקומות.

הנטיה שלי היא להניח דברים על שולחן העבודה שלי, כדי לטפל בהם ביום העבודה הבא. העניין הוא, שכשאני לא מגיעה לשולחן יותר מיום, יומיים שלושה, נוטה להיווצר שם ערימה.
עכשיו, אתן בוודאי יכולות לתאר לעצמכן מה קרה על השולחן שלי בשבועות האחרונים. ערימה פיזית ווירטואלית של משימות נאספה שם בהתמדה, מנסיעה א' לנסיעה ב', ורק המשיכה לצמוח עד למימדי הר קטן. ואני השתדלתי להדחיק ולא להסתכל לכיוון האזור הזה בבית 🙂

לכבוש את ההר

כל הר בא יומו ולכל חופשה יש מוצאי חופשה.
לקראת החזרה לעבודה והמפגש עם הערימה הסטרס נצבר בתוכי כמו ההר על השולחן.
בלילה שלפני הבנתי שהערימה שמחכה לי לבוקר מפריעה לי לישון והחלטתי לשבור את המתח ולפרק את ההר.

לפרק משימה גדולה (AKA "הערימה") למשימות קטנות היא פעולה שמאוד מרגיעה אותי. בעצם לא רק אותי. בכל פעם שאני מסבירה למתאמנת איך לעשות את זה באופן מובנה ומסודר, ההשפעה היא כמעט מאלחשת. "אני מרגישה כל כך הרבה יותר רגועה עכשיו" ו" פתאום אני מרגישה שאני יכולה לנשום" הן תגובות נפוצות.

מדובר בתהליך של 3 שלבים (בתהליך המלא יש 5 שלבים, אבל חיפפתי הפעם. סו מי.):
1. מיון – חלוקה ראשונית של הערימה.
2. פירוק למשימות – משימה אחת = פעולה אחת.
3. תזמון – מתי עושים כל פעולה.
כל הסיפור לקח לי בערך שעה, אחרי הפסקה ארוכה (אחרי וויקאנד אני משתלטת ב 10 דקות).
למרות שבפועל לא "עשיתי עבודה", כלומר לא התקדמתי עם כלום,
זה השלב שגורם לי לראות איך אני יכולה להשתלט על הכל ולכן האפקט המרגיע.

היידה, בואו נפרק!

1. מיון

נאסוף את כל הערימות והרשימות, פיזית, דיגיטלית וגם זאת שבזיכרון, ונמיין לפי חשיבות ודחיפות.
אני מיינתי ל 3 תתי ערימות – השבוע, שבוע הבא ו"מועד בלתי ידוע". אפשר למיין גם ל – חייבת, רוצה, צריכה.
קיצור דרך – את לא באמת חייבת לעשות את מה שכתוב ברשימת "צריכה", אחרת היית רושמת את זה ב"חייבת".
המתאמנות שלי מתבקשות לקחת את ערימת/רשימת "צריכה" ולהניח במגירה, שלא תשב להן מול העיניים ועל המצפון… נסו ותיהנו.

2. פירוק למשימות

נגדיר כל משימה כפעולה (אני עושה את זה כבר אוטומטית, ולכן לפעמים שוכחת לציין שזה משהו שצריך לעשות).
לכן, על כל דף, פתק, קובץ או סעיף ברשימה נציין את הפעולה שיש לבצע.
דוגמאות:
– "עמוד אודות". זו אינה פעולה, ולכן לעולם לא תראו אצלי משימה שכתובה כך.
במקום, נרשום לעצמנו: "לכתוב עמוד אודות".
– "הנהלת חשבונות". גם זו אינה פעולה.
   במקום ניתן לציין – "להעביר דוחות חודשיים להנהלת חשבונות".
   או, אם הביטוי "הנהלת חשבונות" מסמן יותר מפעולה אחת, נפרט בדיוק, למשל: "להזין חשבוניות לדוח הוצאות", "להפיק חשבוניות ל…", "לשלוח דוח הכנסות + דוח הוצאות לרוח"ח", וכו'.
קיצור דרך – אפשר וכדאי בשלב ההעברה למשימות לבקש עזרה בביצוע חלק מהמשימות, או להעביר לאיש מקצוע בתשלום.
את העברת המשימה נרשום לעצמנו כמשימה, למשל: "לדבר עם שירלי שתטפל ב…". אפשר כבר לייצר גם משימה עתידית – לוודא ביצוע של משימות שהעברנו.
ואם את לא רגילה לבקש עזרה, לשלם לעזרה או באופן כללי להאציל סמכויות – זו אחת המיומנויות החשובות שאני ממליצה לרכוש. ו… כן, גם את זה מומלץ לנסות בבית.

3. תזמון

השלב האהוב עלי, בו מתבצע שיבוץ כ-ל המשימות ביומן / פלאנר ויזואלי שבועי (מלבד אלה שהגדרנו ל"מועד בלתי ידוע", או משימות "צריכה", שהזזנו משדה הראיה).
תצחקו אם בא לכן, אבל אני אוהבת מאוד לכתוב משימות בכתב יד. על שולחן העבודה שלי יש פלאנר שבועי, עם מקום מרווח וזמין להוספת רעיונות ומשימות לשיבוץ עתידי. זה מאפשר לי רוב הזמן (חוץ מאשר במקרה של חודש חופש…) לנהל את המשימות השוטפות במקום אחד.
חובבות האונליין יכולות לעבוד עם יומן אונליין ו/או תכנת ניהול משימות. ניסיתי כל מיני והרגשתי שאני מבזבזת יותר מידי זמן על תפעול. אבל מי שנוח וזורם לה, יש להן צבעים ממש יפים למשימות… 

– מתחילים בשיבוץ (או העתקה מהיומן) של פגישות שנקבעו מראש, כדי לדעת כמה זמן נשאר בכל יום.
הפגישות שלי והמחויבויות החיצוניות כן נרשמות ביומן שבנייד. כך, גם במקרה של שריפה, שיטפון או סתם דחף לצאת מהבית, אני יודעת מה יש לי בלו"ז ולא מבריזה לאף אחד.

– ממשיכים בשיבוץ כל משימה (= פעולה) מהערימות של השבוע ושל שבוע הבא, או של "חייבת" ו"רוצה", בפלאנר, לפי ימים.
המלצת הרופא: 3 משימות ביום זה יפה. מספיק כדי לראות התקדמות בלי לייאש ברמה שגורמת לך להצטער שקמת בבוקר.
(כמובן שאם קמת בבוקר, ומה שמחכה לך בפלאנר הן משימות של הנהלת חשבונות, שיחה עם מחלקת שירות לקוחות של ארגון גדול ו-3 תורים רצופים לאורתודנט עם טינאייג'רס, יש מצב שתצטערי בכל מקרה).

אחרי מיון, פירוק ותזמון, למעשה, סיימנו עם הערימה.
ברגע שהשבוע נפרש בפני עם פגישות, משימות, ומרווחים לכתיבה בין לבין – אני יכולה לראות בדיוק מה אני עושה ומתי.

האפשרות לקלוט במבט אחד תמונה מנטלית של השבוע שלי, מרגיעה גם את המודע וגם את תת המודע.
החלק המופשט תופס את התמונה הגדולה ומרגיש בשליטה, והחלק הלוגי מבין איך זה הולך להתבצע.
VOILA, אפשר להירגע.   


יש לך את זה ביותר קצר? 

  1. לעשות רק את שלב השלב הראשון (מיון).
    גם אם עושים רק את השלב הראשון, כבר מרגישים הקלה גדולה בסטרס. הערימה הגדולה של הלא נודע היא מאוד מפחידה. ברגע שמפרקים אותה, גם אם לא מתקדמים מעבר למיון, יש אפקט של רגיעה ש"עברנו על הכל".
  2. לעשות מייד משימות קצרות (עד 2 דקות).
    מומלץ למסתערות על ההר בשעות קונבנציונליות, ולא כמוני באמצע הלילה. בהשקעה של שתי דקות או פחות ניתן לענות להודעות בוואטסאפ/מסנג'ר, להתקשר לקבוע פגישה, לחפש מסמך ועוד. מחיקת משימות מהרשימה ידועה כמשחררת הורמון אושר נפוצה.
עם זאת, היזהרו מ"אפקט האנטיביוטיקה".
מכירים את זה שתרופה עוזרת אז מפסיקים לקחת אותה והכאב/דלקת/פריחה חוזרת בכוחות מחודשים? כזה.

אם תעצרו אחרי המיון ולא תגדירו פעולות (ותרשמו אותן), בשלב מסויים אתן עשויות להרגיש סטרס שנובע מכך שהמיינד עמוס כי הוא נאלץ להמשיך להחזיק את כל המידע בזיכרון. אם לא תקבעו לוח זמנים, תחושו את הסטרס שנובע מהצורך לקבל החלטות הנובעות מסדרי עדיפויות
כל הזמן.

תובנות מהקליניקה

כשהעליתי את הפוסט הזה בקבוצת ההרגלים שלי, היו כמה וכמה קריאות מסוג "איך באת לי בזמן".
לדעתי, זה לא באמת עניין של טיימינג. לרובנו יש הר משימות כזה או אחר כמעט בכל רגע נתון ולכל אחת יש רמה מסויימת של עומס שהיא יכולה לשאת בלי לצאת מאיזון.
כשחיי השגרה עמוסים במידה שאינה מאפשרת מקום לבלתי צפוי ( ובחיים, כמעט תמיד קורה משהו בלתי צפוי…) משימות נדחות ומתחילות להיערם.
לכן, מעבר לכלי התמודדות שיאפשרו לכן לפרק את ההר, כאשר הוא מתרומם, חשוב ללמוד להגיד יותר לא, לסנן רעיונות ולצמצם את כמות המשימות, במקום לנסות להתמודד עם כל מה שעולה.
חשוב אפילו יותר להתרגל לייצר מרווחים (לנשימה, לטעויות ולבלתי צפוי) ולתרגל את השמירה עליהם.

* אם את מרגישה שאת לא משתלטת על ערימת המשימות שלך, ויודעת שהגיע הזמן לא רק להתייעל, אלא גם להבין ולפרק את מנגנון ההפעלה שגורם לך לחזור שוב ושוב להתנהלות שלא משרתת אותך – בואי נדבר

* פוסט נוסף ומומלץ למניעת עומס עוד לפני שהוא מתחיל:
הדבר העיקרי הוא… – על מחילת הארנבת של רעיונות חדשים וה"הר" שמחכה בצד השני.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

עוד יכול לעניין

שלא תאמרי "לא ידעתי"

לקבלת עדכונים, את יודעת מה עושים!

תודה על הרשמתך
דילוג לתוכן