בתחילת דרכי המקצועית, הרבה לפני שהפכתי לאמא, עבדתי בתחום הצעצועים, שם למדתי שמשחקים נחלקים לשני סוגים: סוף-פתוח וסוף-סגור.
משחקי סוף-סגור הם משחקים שנגמרים ויש מנצח. למשל – שחמט, שש-בש, רמיקוב, 4 בשורה, וכו' וגם – כדורגל, כדורסל, טניס וכדומה.
משחקי סוף-פתוח הם משחקים ללא נקודת סיום מוגדרת וללא מנצח. למשל – פליימוביל, לגו, ברביות, סטיקס וכו'.
בעוד משחקי סוף-סגור הם תחרותיים מטבעם, משחקי סוף פתוח נוטים לטפח כישורים כמו חשיבה יצירתית, תכנון, שיתוף פעולה ועוד.
למרות שתכננתי לגדל ילדים שחושבים יצירתית ומשתפים פעולה, והרעפתי עליהם לגו ופליימוביל, הילדים שלי, למרבה התסכול, היו יותר בעניין משחקים תחרותיים. גם אלה עם הסוף הפתוח הצליחו איכשהו להפוך לזירה תחרותית, שבה מישהו תמיד "ניצח" כי היו לו יותר סוסים בפליימוביל, או שהוא בנה טירה יותר גדולה או יותר יפה.
אבל, בין מריבה למריבה, הם הסכימו על המשחק, תכננו ובנו ביחד. מה שלימד אותי שתאוריות זה יופי, אבל הטבע האנושי הרבה יותר מורכב, ואנחנו צריכים גם וגם. גם את הפתוח וגם את הסגור. גם לפתח ושיעזרו לנו להתפתח, אבל גם מידי פעם להגיע ראשונים.
אבל לא נתכנסנו פה כדי לדבר על ילדים ומשחקים, אלא על ניהול משימות.
אז בואו נגיע לעניין.
הקשר בין משחקים לניהול משימות
כשאני עוסקת בתכנון זמן (הזמן שלי, או עובדת עם לקוחות על תכנון הזמן שלהן), אני נוהגת לחלק את המשימות לקטנות וגדולות.
משימות קטנות הן אלה שאפשר לכתוב אותן בשורת פעולה אחת ולסיים בפעם אחת, זבנג וגמרנו.
משימות גדולות הן כאלה שדורשות יותר – זמן התבשלות, זמן חשיבה, זמן תכנון, זמן עבודה, וכמובן יותר מפעולה אחת.
הגדרה לא מושלמת, אבל מעבירה את הרעיון.
והנה, לפני מספר שבועות קראתי טקסט של לירון לביא טורקניץ'*, מעצבת פונטים ויזמית עיצוב (ואוסיף מהיכרות אישית – אישה מאוד עסוקה וחובבת תהליכים יעילים), על משימות פתוחות ומשימות סגורות. וכך היא כותבת:
"משימות סגורות הן ספציפיות וממוקדות. אנחנו יודעים מה בדיוק אנחנו צריכים לעשות.
האורך שלהן הוא לרוב קצר (כמו נגיד להתקשר להזמין אוכל לכלב), אבל לעיתים יכול להיות ארוך כמו לכתוב פוסט בבלוג.
משימות פתוחות הן משימות רחבות יותר, שלרוב יהיה לנו קשה להגדיר כמה נצליח להתקדם בהן.
פעמים רבות, הן נכנסות לקטגוריה של עבודה עמוקה deep work."
כשקראתי את הטקסט של לירון, הדברים התחברו. מה שלמדתי בהתחלה ומה שאני עושה היום.
ההגדרות שלה נכנסו לי מייד ללקסיקון, והשתלבו בקלות בשיחות על משימות ותכנון זמן.
כי משימות קטנות הן בעצם משימות סגורות, המשימה נגמרת כשניצחנו אותה.
ומשימות גדולות הן לגמרי משימות פתוחות – לאורך 99.99% מהעבודה, המשימה לא נגמרת והניצחון רחוק.
מה שכל כך יפה הגדרות הללו הוא, שהן מתארות לא רק את היקף המשימה, אלא גם את הגישה הנדרשת כדי להשלים אותן.
משימת סוף-פתוח, קווים לדמותה
במשחקי סוף-פתוח, בעצם אין סוף, אין נקודת סיום. יש רק את הרגע בו עוצרים את המשחק.
אפשר, למעשה, לחזור לשחק ולהמשיך מהנקודה בה עצרנו את המשחק בפעם הקודמת. ושוב לעצור, ושוב להמשיך.
עכשיו, אם תחשבו על זה, מה קורה למשחק שנשאר פתוח ונגיש כל הזמן?
מה שקרה למסלול המירוצים המשולב של מכוניות מצ'בוקס ומקלוני סטיקס, שנבנה על רצפת המרתף בביתנו בישראל ונשאר שם חודשים מעלה אבק. ומה שקרה לעיר האבירים והדרקונים מפליימוביל שתפסה נדל"ן פריזאי יקר בחדרו של המוסקיטר הצעיר.
המשחק נמאס וננטש. כי יש משהו מייגע במשחקים אינסופיים!
גם המשחק הכי מגניב בעולם יאבד מקסמו אם הוא תמיד זמין, מחכה לנו שנמשיך בנקודה בה הפסקנו.
לפעמים בא לנו לפרק את הכל ולהתחיל משחק חדש. לפעמים מתחשק לשחק במשהו אחר.
איפה הריגוש שבחידוש? איפה ההתלהבות שבלהבין את כללי המשחק, או להמציא אותם? ומה עם החופש לבחור?
כך בדיוק קורה לנו עם משימות פתוחות. הן מלהיבות ומרגשות בהתחלה, אבל אחר כך הן מ-ע-י-י-פ-ו-ת……
אז איך מתמודדים עם עייפות ממשימות פתוחות?
שני טיפים מצויינים של לירון להתמודדות עם משימות פתוחות, ולאחריהם עוד שניים שלי:
- להגדיר את זמן העבודה שנקדיש למשימה בכל פעם, ולא את התוצאה הרצויה.
כך נימנע מתחושת התסכול ונהיה מרוצות מהעובדה שהצלחנו להקדיש את הזמן שתכננו מלכתחילה. - להבין מהם הזמנים שבהם יש לנו אנרגיה גבוהה ולנצל אותם להתקדמות.
פעולות פתוחות דורשות יותר אנרגיה מנטאלית. אם ננסה לבצע פעולה פתוחה באנרגיות נמוכות יהיה לנו הרבה יותר קשה להתקדם, נבזבז זמן ו"נוריד" את עצמנו עוד.
ועוד שני טיפים ממני להתמודדות עם עייפות ממשימות פתוחות:
- לפרק משימות פתוחות ל"ביסים" – חלקים קטנים.
כמה קטנים? מספיק כדי שאפשר יהיה לראות בכל חלק משימה סגורה. ורצוי כזו שניתן לנצח בקלות.
כלומר, להתאים את גודל ה"ביס" למה שאת מסוגלת ללעוס ולבלוע במשבצת הזמן שיש לך.
למשל, אם המשימה שלך היא כתיבת תוכן לאתר אינטרנט שלם, או יצירת קורס אונליין, ויש לך רק חצי שעה, "ביס" יכול להיות להוריד מהראש למסמך את רשימת הרעיונות השלמה, או לכתוב ראשי פרקים לעמוד/שיעור אחד, או לכתוב את פיסקת הפתיחה, או לכתוב טיוטה ראשונה של העמוד או השיעור.
הרעיון הוא שכשאת צריכה להפסיק, לא תרגישי שלא הספקת כלום, אלא תוכלי לפרגן לעצמך וי גדול, או שניים, או יותר, על חלקים מהמשימה. - לקבל את זה שלפעמים צריך להפסיק לשחק ולהתאוורר עם משחק אחר. סליחה, משימה אחרת. משימה פתוחה לא תצליח להתקדם לאורך זמן אם היא מונעת בחוסר התלהבות ושחיקה. אפשר ומותר לקחת הפסקה של יום, כמה ימים או אפילו כמה שבועות ולקדם משהו אחר.
החלטת לקחת הפסקה מהמשימה וחוששת שמא לא תצליחי לחזור?
כך תעזרי לעצמך להימנע מהבעיה:
א. סמני באופן ברור את המקום בו עצרת.
אני ממרקרת את השורה האחרונה שכתבתי, או את שורת המשימה האחרונה שסיימתי ברשימה.
ב. רשמי מה הפעולה הבאה שאת מתכננת לבצע במשימה.
למשל: "להוסיף קישורים לטקסט", "לבחור תמונות למצגת וכו'".
ג. הפעילי תזכורת למועד בו את מעוניינת לחזור למשימה.
קבעי פגישה עם עצמך ביומן לתאריך עתידי, או שלחי אימייל לעצמך ומייד עשי סנוז למועד בו תרצי לקבל אותו.
בגוף האימייל, או בתוכן הפגישה, צייני מה שביצעת בסעיפים א+ב. כך תדעי איפה הפסקת ומה לעשות עכשיו, ותחסכי לעצמך את חוסר הבהירות והניסיון להתמצא במרחב המשימה.
Voila, את מוכנה להפסקה.
ונסיים בברכת "עלי והצליחי לסיים משימות גדולות כקטנות, פתוחות כסגורות".
להתראות.
נ.ב. יש לך משימה פתוחה וגדולה, שרק המחשבה עליה מתישה אותך? רוצה לדעת איך לנהל אותה באפקטיביות ולשמור על שפיות מלאה? מוזמנת לדבר איתי.
______________
* הטקסט המלא של לירון לביא טורקניץ' בנושא משימות פתוחות ומשימות סגורות – כאן. כדאי לבקר גם באתר שלה.
אגב, בתחתית העמוד יש קישור להרשמה למייל השבועי שלה, בה היא חולקת המלצות מתוקתקות להתנהלות פרודקטיבית. מומלץ מאוד!
